Home / Hệ Thống Thông Tin / Ứng dụng văn phòng / Bảng tính: Excel và Calc / Những ngộ nhận về nhập liệu kiểu ngày giờ trong Excel

Những ngộ nhận về nhập liệu kiểu ngày giờ trong Excel

Tôi cũng thường tham gia trả lời các câu hỏi trên Yahoo! Hỏi & Đáp. Với kinh nghiệm của mình, đã và đang chơi nhiều diễn đàn khó tính như StackExchange, CodeProject hay những sân chơi bé hơn tầm forum thì tôi đánh giá mục Hỏi&Đáp của Yahoo còn lượm thượm lắm (đủ loại ùm bà lằng). Tuy nhiên, mình vẫn thích trả lời các câu hỏi thắc mắc mà theo mình đánh giá là có thật và đúng nhu cầu (và cũng chỉ loanh quanh các chủ đề sở trường của mình :D). Hôm nay, tình cờ lượn lờ…

Review Overview

User Rating: Be the first one !
Print Friendly, PDF & Email

Tôi cũng thường tham gia trả lời các câu hỏi trên Yahoo! Hỏi & Đáp. Với kinh nghiệm của mình, đã và đang chơi nhiều diễn đàn khó tính như StackExchange, CodeProject hay những sân chơi bé hơn tầm forum thì tôi đánh giá mục Hỏi&Đáp của Yahoo còn lượm thượm lắm (đủ loại ùm bà lằng). Tuy nhiên, mình vẫn thích trả lời các câu hỏi thắc mắc mà theo mình đánh giá là có thật và đúng nhu cầu (và cũng chỉ loanh quanh các chủ đề sở trường của mình :D).

Hôm nay, tình cờ lượn lờ thấy một bạn đặt câu hỏi như sau:

Các anh các chị giúp em với…

Tình hình là:

Đặt hàm : =Day(Y2)

Kết quả: =Day(Y2)

trong khi nếu đúng thì phải là: 14

Vì giá trị ở ô Y2 là “14-2-14”

Xin xem file đính kèm,
Mỏi mòn ngóng trông. Chân thành cám ơn

Ví dụ về nhập kiểu ngày trong Excel

Ví dụ về nhập kiểu ngày trong Excel

Tôi đã từng được hỏi nhiều câu kiểu này trong thực thế. Những người làm việc liên quan đến con số, ngày giờ mà không cẩn thận với chúng thì đi tù như chơi. Để giải quyết vấn đề này, tôi nghĩ chúng ta cần nắm rõ các nguyên tắc cơ bản nhất khi làm việc với dữ liệu kiểu Ngày giờ (DateTime). Ở đây, tôi nêu ra một số trường hợp lỗi cơ bản mà bạn sẽ có thể sẽ mắc phải, mà đó cũng là các lỗi phổ biến nhất.

1. Ngày 14-02-14, bạn gõ/nhập nó như thế nào?
Nếu máy tính cài hệ điều hành Windows thì ngầm định ngày giờ trên máy được định dạng ngày giờ theo kiểu Anh Mỹ. Thế thì, nếu bạn chưa thay đổi định dạng ngày trong Control Panel (mục Clock, Language and Region) thì bạn phải gõ theo đúng kiểu Anh Mỹ. Thông thường, gõ tháng trước, đến ngày và năm. Ví dụ ngày bạn nêu thì phải gõ theo trình tự 02-14-14.

Nếu bạn gõ một ngày hợp lệ (1 <= ngày <=31, 1 <= tháng <= 12  và >= 1904) thì ngày (gọi đầy đủ là ngày tháng năm) sẽ tự động canh lề bên phải (đây là tính năng ngầm định bắt buộc của Excel, trừ khi trước đó bạn đã định dạng canh lề bên trái hay ở giữa cho ô). Nghĩa là, nếu ô đó chưa định dạng gì cả mà ngày tự động canh lề bên trái thì ngày nhập vào không hợp lệ (ví dụ nhập 23-02-14 – bởi vì không có tháng 23).

Rất và rất nhiều bạn làm Excel hầu như nhập sai dữ liệu ngày vô cùng nguy hiểm. Lý do có thể bạn hiểu không đúng, như tôi giải thích ở trên. Có một số bạn ngộ nhận khi nhập dữ liệu ngày. Tôi lấy ví dụ: Nhập ngày 3-2-2014, nếu đúng định dạng ngày Anh Mỹ thì đó là ngày 2 tháng 3 năm 2014. Nhưng nếu bạn cứ nhập theo kiểu Việt Nam là nhập số 3 sau đó là 2 và năm 2014, máy tính cũng sẽ định dạng đều bên phải (như tôi giải thích trên) và máy luôn hiểu bạn đang nhập ngày 3 tháng 2 năm 2014. Trong trường hợp ngày cả ngày 2/3 và 3/2 đều hợp lệ (vì tháng <= 12 và ngày <=31, ok).

Do đó, tôi đoán: trường hợp ở trên bạn nhập sai khuôn dạng ngày tháng năm. Và có thể máy tính hiểu rằng đó là tháng 14, ngày 2 nên hàm DAY cho ra kết quả sai (#NA) hoặc (#REF). Cách khắc phục: Nhập lại dữ liệu ô đó.

2. Sai định dạng dữ liệu
Cũng có thể bạn định dạng cột ngày kiểu Văn bản/Kí tự (Text) làm cho máy tính không hiểu ô đó có dữ liệu kiểu Ngày giờ (DateTime). Lưu ý: Ngày được Excel hiểu như số là một số (Number).

3. Sai định dạng dữ liệu cột chứa kết quả
Cũng có thể bạn format cột Ngày kiểu Text nên nó không nhận kết quả hàm DAY (trả về một số)

P/s: Nên kéo rộng cột ngày ra một tí để xem dữ liệu canh đều bên trái/giữa/phải. Làm như thế bạn sẽ dễ dàng nhận biết một ngày bạn nhập vào đúng hay sai. Cách kiểm tra nhanh trong Excel mà không cần mở Control Panel như sau:

– Chọn một ô bất kì gõ: 20-2-2014

– Chọn ô bất kì, nhập hàm MONTH(ô chứa ngày vừa nhập ở trên). Nếu kết quả ra số 2 thì ngày trong máy cài đặt theo kiểu dd-MM-yyyy; ngược lại sẽ không ra kết quả, thì bạn sẽ kết luận ngày trong máy được cài đặt theo kiểu MM-dd-yyyy.

About Nguyen Vu Ngoc Tung

I love making new professional acquaintances. Don't hesitate to contact me via nguyenvungoctung@gmail.com if you want to talk about information technology, education, and research on complex networks analysis (i.e., metabolic networks analysis), data analysis, and applications of graph theory. Specialties: researching and proposing innovative business approaches to organizations, evaluating and consulting about usability engineering, training and employee development, web technologies, software architecture.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.